4 erros que interferem no prazo de entrega!

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Uma estratégia de logística bem pensada fornece segurança, mas não garante que você não será confrontado com eventos inesperados com o prazo de entrega.

Qualquer comércio pode sofrer atrasos na entrega de pedidos, e esses casos sempre resultam em reclamações de clientes sobre o recebimento de mercadorias após o prazo de entrega ter passado.

Continue lendo este conteúdo para saber quais são os erros que interferem nesse prazo e possíveis soluções!

Quais são os motivos que levam uma empresa a atrasar suas entregas ou atendimentos?

Erros no gerenciamento de operações podem ocorrer em qualquer negócio. Mas, se forem ignorados, podem ter consequências sérias, incluindo a falência da empresa.

Confira logo abaixo alguns dos principais motivos que podem atrasar o prazo de entrega!

1. Não considerar a cadeia de suprimentos como uma estrutura dinâmica

A cadeia logística é mais complicada do que muitas pessoas acreditam. O que acontece em um estágio tem um impacto direto nos resultados dos estágios subsequentes.

Além disso, os elementos e produção são alterados para atender às necessidades dos clientes. O ritmo de compras e entregas é ditado pela demanda do usuário; como resultado, o movimento no processo logístico acelera ou diminui dependendo da época do ano.

Por exemplo, nos feriados e Black Friday, as cadeias logísticas e vendas se tornam mais intensas. O gerente deve ter em mente que a estrutura logística é dinâmica e é preciso prever o comportamento do cliente.

Sendo assim, ele poderá manter o processo em sincronia com o mercado e manter eficiências contínuas durante o ano, sempre tendo a preferência dos remetentes devido à sua eficácia.

2. Falhar com a comunicação interna e externa

As operações do dia a dia de uma empresa envolvem um grande fluxo de dados, tornando difícil manter um controle rígido e eficiente sobre um volume tão grande de informações.

Atrasos simples, extração de dados ou até interpretações errôneas de ordens superiores, por outro lado, podem resultar em perdas significativas.

3. Não garantir o cumprimento de promessas feitas pelos seus vendedores

Muitas organizações fazem promessas que não poderão cumprir para atrair mais clientes. No entanto, isso acaba impedindo a empresa de se envolver em futuros negócios com o mesmo cliente e mancha a sua reputação no mercado.

4. Não investir na preparação e capacitação da equipe

Quando há um pico na demanda de pedidos durante feriados e outras épocas do ano, e as equipes de transporte não estão aptas para lidar com isso, problemas como interrupções de comunicação, erros de emissão de documentos e atrasos de processo entre outros problemas podem ocorrer.

Como resolver problemas de atraso de entrega?

O transporte de mercadorias é uma operação que faz parte do dia a dia de todo tipo de negócio, independente de seu tamanho ou orçamento. Todos os dias, recebe-se ou envia algum tipo de mercadoria, desde documentos até grandes cargas.

Para os encarregados de entrega, compilamos uma lista com algumas dicas para ajudar a aumentar a atividade de sua empresa e também evitar os problemas que destacamos, veja logo abaixo!

Otimize os processos internos

A primeira ação para reduzir o risco de atrasos de entrega é eliminar gargalos internos. Problemas como divergência de estoque e atraso para emissão de documentos são exemplos comuns de fraude interna.

Crie um mapa das operações e identifique os pontos que podem causar atrasos. Defina estratégias para melhorar ou eliminar riscos potenciais quando eles forem mapeados adequadamente.

Quando se trata de controles internos, procure soluções tecnológicas para tornar tudo mais confiável e seguro.

Aprimore o planejamento logístico da empresa

Para uma operação bem sucedida, o planejamento logístico deve levar em consideração todos os detalhes. Para garantir a operação adequada, todos os fatores, incluindo logística de entrada, interna e externa, devem ser planejados estrategicamente.

Os procedimentos a serem seguidos e os investimentos tecnológicos necessários serão desenvolvidos como resultado do planejamento. Uma das finalidades desses investimentos tecnológicos é, obviamente, reduzir ou eliminar as falhas que podem resultar em atrasos no prazo de entrega.

Um bom plano também considera como o armazenamento será gerenciado, o sistema de inventário, a organização e separação de materiais e a equipe encarregada do planejamento das rotas, entre outras coisas.

Usar ou empregar indicadores corretos

KPIs (indicadores chave de desempenho) são métricas que servem para medir resultados e a evolução de um negócio ao longo do tempo. Com eles, é possível identificar falhas de processo de modo mais fácil e seguro e poderá tomar as medidas necessárias para corrigi-las.

Os seguintes são alguns dos indicadores mais importantes:

• OTIF: mede a eficiência no cumprimento dos prazos (a tempo) e fornecendo excelente serviço ao cliente (completo);
• OTD: examina o tempo de entrega, começando com o tempo da separação, expedição e entrega do pedido pela transportadora;
• OCT (tempo do ciclo do pedido): o tempo entre receber uma solicitação e recebê-la nas mãos do cliente;
• Custo de transporte: compara o custo de transportar bens com o custo de vendê-los.Calcule os riscos do segmento.

É crucial estruturar a cadeia de risco da empresa para que todas as ameaças sejam reconhecidas pelas partes responsáveis. Mesmo que ocorram eventos inesperados, o problema pode ser identificado e resolvido de modo mais rápido.

Se sua empresa tiver um departamento de controle de qualidade, aproveite as várias ferramentas de gerenciamento de risco que podem ser adaptadas ao setor logístico, como o FMEA.

Com isso, é possível categorizar os riscos e desenvolver planos de contingência em caso de eventos imprevistos.

Reavalie prazos

Em primeiro lugar, assumir obrigações sem pensar nelas é uma maneira infalível de cometer erros desnecessários. Preste atenção ao prazo de entrega dado ao seu cliente para entrega da mercadoria.

Não prometa fazê-lo em uma quantidade inevitável de tempo, resultando em um atraso na entrega.

O ideal é reavaliar os seus prazos levando em conta o tempo que leva para separar os materiais, emitir um aviso fiscal e para o carregamento.

Tenha metas bem planejadas com a sequência adequada das entregas. E não esqueça que você tem tecnologia à sua disposição, como roteirizadores, para ajudá-lo em seu trabalho.

Melhore o processo de distribuição

Por fim, o processo de distribuição se inicia com a separação do material solicitado e termina com a entrega do produto ao cliente final. A separação de materiais é a primeira atividade que precisa de melhorias.

Por exemplo, ter o material localizado no armazém é um bom primeiro passo para economizar tempo e melhorar a precisão da entrega.

Acima de tudo, em termos de transporte de material, ter ferramentas que acompanham a carga durante o frete, além do melhor planejamento de rota mencionado acima, pode ser uma boa maneira de evitar atrasos na entrega.

Logo, se houver um problema de congestionamento, o cliente será notificado com antecedência.

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