O que são documentos contábeis e como transportar

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Toda empresa precisa manter a administração em dia, e a contabilidade é um ponto crucial neste momento. Reunir recibos, comprovantes e outras notas que comprovam as atividades da empresa perante a lei é importantíssimo. Essas movimentações financeiras e outros lançamentos são fiscalizados por órgãos da Secretaria da Fazenda e Receita Federal. Para não prejudicar a estabilidade da organização, sujeitando-a a sanções e outras multas, o indicado é manter a correta organização de documentos contábeis. Entenda melhor a seguir!

O que são documentos contábeis?

Documentos contábeis são indispensáveis para escrituração e registros obrigatórios para contabilidade da empresa. Para consultar toda movimentação de lançamentos e finanças, basta recorrer a eles. Sem rasuras, são arquivados em prol da integridade. Além disso, o escritório responsável deve mantê-los em ordem cronológica, geralmente dividindo por mês, trimestre ou ano. Especificamente, os documentos são datados a partir da própria emissão.

Importância de enviá-los

Os documentos contábeis são enviados mensalmente em respeito à legislação vigente. Com a separação e organização, você evita cobranças de multas e sanções provenientes dos órgãos fiscalizadores. Uma empresa que não se mantém em dia com as prestações de movimentações financeiras, tende a caminhar cada vez mais rápido para o desequilíbrio. Ocasionando, assim, fortes prejuízos e até a falência.

Principais documentos

Despesas diversas (dados e cópias)

Alguns pagamentos realizados pela empresa não geram arquivos XML ou notas fiscais. Isso acontece com telefone, internet, luz, água e até aluguel. Entretanto, a comprovação desses pagamentos são considerados, sim, documentos contábeis. Ou seja, o contador precisa registrá-los a partir de suas cópias e dados.

Extratos bancários

Os extratos das contas bancárias de uma empresa são considerados documentos contábeis. Principalmente por conta dos rendimentos operacionais e financeiros. O primeiro cuida do que é obtido por meio de atividades e venda de produtos e serviços. Já os rendimentos financeiros são gerados em aplicações financeiras.

Notas fiscais

Oficialmente o documento de faturamento de uma empresa. A venda de produtos e serviços deve emitir uma nota fiscal comprovando a compra. Não só isso, como as despesas, custos da operação e impostos. Hoje, também existe a NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica, que economiza na impressão das vias e o arquivo é salvo em XML. Para a contabilidade, ambas as notas são aceitas.

Extratos de meios de pagamentos

Quando a movimentação financeira provém de boletos e máquinas de cartão de crédito, o registro não é imediato. Todavia, todo pagamento recebível, ou seja, que está prestes a entrar, também deve ser lançado. Eles permanecem assim na contabilidade até que sejam, de fato, compensados e registrados.

Contratação de autônomos

Empresas, hoje, podem terceirizar serviços de limpeza, manutenção, pintura e entregas sem precisar contratar o profissional. Quando o serviço é fornecido por uma empresa, ou seja, com CNPJ, a Nota Fiscal deve ser emitida. Agora, quando são pessoas físicas realizando o trabalho, é o contrato de prestação de serviços que regulariza o serviço. Após recebido, o pagamento é comprovado. A documentação relacionada ao Imposto de Renda e contribuição previdenciária é repassada à contabilidade.

Impostos e encargos trabalhistas pagos (comprovante)

Os pagamentos obrigatórios precisam ter seus valores devidamente registrados. Como uma forma de providenciar o necessário, esse registro gera menos impacto sobre contas a serem compensadas. Outro lançamento importante é de multas e pagamentos atrasados.

Qual é a melhor forma de enviar os documentos contábeis?

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